Elektronische Postfächer

Elektronisch per E-Mail zu kommunizieren ist längst zum Standard geworden. Die E-Mail-Anschriften mit der die Mitarbeiter des Verbandes und die Geschäftsstelle kommuniziert haben, waren in den meisten Fällen allerdings private Adressen eines Vereinsfunktionärs. Hat dieser das Amt aufgegeben oder z.B. den Anbieter gewechselt, musste mit großem Aufwand die neue Adresse erfasst werden. Nicht zu vermeiden waren dabei auch zeitliche Lücken in der Kommunikation.

Beim Elektronischen Postfachsystem handelt es sich um ein geschlossenes Benutzersystem. Dies bietet den Schutz vor Spam und Viren. Da die einmal zugeteilten E-Mail-Adressen nicht mehr verändert werden, verringert sich auch der Pflegeaufwand erheblich und eine gesicherte Zustellung der Unterlagen ist gewährleistet. Die mails können unabhängig vom Ort von jedem PC mit Internetzugang verwaltet und auch weitergeleitet werden. Die Weiterleitung kann innerhalb des Postfachsystems und auch an externe Adressen erfolgen. Die Zustellung von Nachrichten von außerhalb des Systems ist nicht möglich. Nur dadurch kann ein Höchstmaß an Sicherheit erreicht werden.

Durch die Möglichkeit der automatisierten Weiterleitungen können sehr schnell und mit geringem Aufwand weitere Funktionsträger im Verein wie Jugendleiter, Betreuer usw. mit den Informationen versorgt werden.

Der Verbandstag 2007 hat die Nutzung der elektronischen Postfächer in der Satzung verankert. Damit ist eine formal gesicherte Zustellung der Informationen und Schreiben gewährleistet.

Die elektronischen Postfächer nehmen mit der Einführung weiterer DFBnet-Module eine immer zentralere Rolle in der Kommunikation ein und machen die Zusammenarbeit wesentlich effektiver:

• Informationen über Spielverlegungen werden vom System automatisch den beteiligten Vereinen ins Postfach zugestellt
• Schreiben der Paßstelle erfolgen direkt von der Bearbeitung des Vereinswechsels ins Postfach
• im neuen Modul PassOnline kann die Abmeldung eines Spielers direkt ins Postfach erfolgen
• der Versand der Monatsrechnungen an die Verein erfolgt ohne Portokosten in die Postfächer
• wenn das Modul Sportgerichtsbarkeit flächendeckend in allen Bezirken eingeführt ist, werden die Urteile direkt ins Postfach zugestellt

Bitte denken Sie daran, regelmäßig das Postfach aufzuräumen und alte Nachrichten zu löschen. Auch beim Rundversand von Informationen sollte der Verteiler gut überlegt sein und nur wirklich wichtige Nachrichten für den Empfänger zum Versand kommen.